Mecanismos de control

El diseño de indicadores permitirá establecer los medios para medir el desempeño de los procesos y fijar metas a alcanzar como ahorros, ingresos, minimizar desperfectos, incrementar la satisfacción del cliente, entre otros. Asimismo, la implementación de procesos de evaluación de desempeño generará una cultura entre los colaboradores basada en resultados, pero sobre todo la contribución a agregar valor desde el campo de acción de cada uno para mantener la conformidad de los procesos.

Resultados esperados

✔️ Obtención de información objetiva y cuantificable que permite comparar entre lo que actualmente se esta realizando en la operación y a lo que se espera llegar.

✔️ Implementar una cultura basada en resultados.

✔️ Aumento en el compromiso y responsabilidad del personal para el cumplimiento de objetivos.

✔️ Aumento en la productividad.

✔️ Propicia la mejora continua y la búsqueda de procesos más eficientes.

✔️ Representa un lenguaje común que facilita una medida estandarizada.

✔️ Contar con un tablero de control.

✔️ Diseño de indicadores que agreguen valor para la toma de decisiones.

La importancia de los Mecanismos de control en una empresa.

Todas las empresas pretendemos mejorar continuamente nuestra operación y alcanzar ciertas metas que nos permitan generar valor a nuestros clientes, sin embargo, en muchas ocasiones nos enfocamos en una dirección errónea al querer controlar la operación debido a que los esquemas de medición no se encuentran dirigidos a monitorear el desempeño de los procesos sino a controlar el desempeño de las personas en los puestos de trabajo.

Por tal motivo el diseño de mecanismos de control debe ser realizado con el pleno conocimiento de la operación para identificar en primera instancia los puntos de control que agrega valor medir y controlar, esto quiere decir, la detección de los puntos claves para poder controlar el nivel de conformidad de los procesos.

El diseño de indicadores permitirá a tu empresa contar con una herramienta que otorgue información objetiva y cuantificable para la toma de decisiones estratégicas, propiciando la mejora continua, el compromiso del personal, una cultura de resultados y la búsqueda de procesos más eficientes. De esta manera la empresa podrá contar con un tablero de control que permita a la alta dirección la toma de decisiones.

Los indicadores que diseñamos para tu empresa están basados en las características de medición inteligente, es decir, en que puedan ser cuantificables, confiables, que sean capaces de identificar las distintas situaciones para adaptarse, los datos para su construcción sean de fácil obtención y sean de fácil elaboración.

El objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Por lo cual, al medir nos debe permitir:

Comunicar la estrategia.
Comunicar las metas.
Identificar debilidades y oportunidades.
Diagnosticar problemas.
Entender procesos.
Definir responsabilidades.
Mejorar el control de la empresa.
Identificar iniciativas y acciones necesarias.
Medir comportamientos.
Facilitar la delegación en las personas.
Integrar la compensación con la actuación.

Cabe señalar que no sólo basta con tener indicadores bien diseñados y orientados sino que se deben formalizar procesos de evaluación de desempeño en la empresa, donde se establezcan las pautas para presentación, revisión y control de resultados de la operación. Desde nuestra visión los procesos de evaluación para establecer mecanismos de control, los podemos clasificar en cuatro grandes rubros: revisiones directivas, evaluación de la satisfacción del cliente, evaluación del personal y auditoría interna.

En la conformación de revisiones directivas en las empresas nuestra asesoría y acompañamiento consiste en la conformación de la alta dirección para llevar a cabo revisiones directivas eficientes conforme a las buenas prácticas, lo cual permita monitorear el nivel de conformidad de la empresa en todos los rubros pertinentes y tomar decisiones estratégicas de acuerdo con los resultados alcanzados. Se capacita al personal para la gestión de sus indicadores y presentación de resultados, así como se participa activamente en las revisiones directivas con el objetivo de orientar y verificar que se lleve a cabo una revisión de alto nivel tomando en consideración la estructura de estándares de gestión de la calidad en las organizaciones.

En cuanto a la evaluación de satisfacción del cliente diseñamos los mecanismos necesarios para formalizar los canales de comunicación con el cliente y el proceso de atención de quejas del cliente, lo cual propicie una relación satisfactoria del cliente durante y posterior a que se le proporciona el servicio. Asimismo, se diseña la herramienta que permita evaluar la satisfacción del cliente en los momentos adecuados de contacto y con los actores indicados para obtener información de valor para la toma de decisiones que beneficie la relación con el cliente.

Con respecto a la evaluación del personal se brinda acompañamiento y capacitación a los altos mandos y mandos medios de la organización para formalizar espacios de evaluación de desempeño del personal, donde se evalúan no sólo los aspectos cuantitativos de los procesos que lidera el personal sino aspectos cualitativos de desempeño para implementar evaluaciones 360°, es decir, una evaluación integral desde la visión de las interacciones de valor con el personal en cuestión. Esto brinda espacios planificados de presentación de resultados, de incentivos para personal, de establecimiento de objetivos y metas personales como parte de una organización, lo cual fomenta el compromiso del equipo de trabajo y el incremento de la productividad.

En relación a la Auditoría Interna se diseñan el plan y programa de auditorías internas que permita verificar la implantación de los controles operativos en los procesos, las buenas prácticas y la documentación perteneciente al sistema documental de referencia de la operación. Se participa activamente en la ejecución de las auditorías internas con el objetivo de orientarlas hacia las mejores prácticas y verificar que la ejecución se realice con apego al deber ser. Asimismo, se brinda acompañamiento en la elaboración y presentación de los informes de auditoría. Se supervisa el seguimiento de los resultados obtenidos en las auditorías internas, es decir, se brindará acompañamiento a la ejecución de las acciones correctivas definidas ante las no conformidades detectadas.

Por todo lo anterior, te invito a apostar por una cultura organizacional basada en resultados debido a que si queremos ver grandes cambios en nuestra empresa debemos empezar a cambiar el enfoque en el que entendemos el control y la medición para que nuestra toma de decisiones estratégicas generen valor. Recuerda lo que una vez un sabio dijo “No se puede mejorar, lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define”.